برچسب: اهداف استراتژیک

پژوهش – طراحی سیستم بهای تمام شده مبتنی بر فعالیت در شرکت مادرتخصصی فرودگاههای کشور- قسمت …

تعریف وشناسایی مراکز فعالیت مبنای اصلی آنالیز فعالیتها و عملیات هزینه یابی است. مراکز فعالیت مجموعه ای ازفعالیت ها هستند، که در جهت بهبود و کنترل فعالیتها با هم، سازماندهی می شوند. برای تعریف و شناسایی مراکز فعالیت چندین روش وجود دارد. یکی از بهترین راههایی که می‌توان مراکز فعالیت را شناسایی و گروه بندی کرد، استفاده از نمودار سازمانی وظیفه ای سازمان است. در نمودار سازمانی فعالیت‌های مورد نیاز برای انجام کارها برحسب وظیفه از یکدیگر تفکیک و مجزا شده‌اند و برای دستیابی به ماموریت اصلی، کل سازمان بر حسب وظیفه به بخشهای کوچکتر تقسیم می شوند. برای کسب اطلاعات در مورد فعالیتهایی که در هر قسمت انجام می‌شود، می‌توان با مشاهده، مطالعه و بررسی وظایف و یا مصاحبه با مدیران و کارشناسان هر دایره نسبت جمع آوری اطلاعات مورد نیاز اقدام کرد. در ایجاد مراکز فعالیت اصول زیر را باید در نظر گرفت:
قاعده اول: فعالیتهایی را که مربوط به یک بخش هستند باید با هم سازماندهی شوند. این عمل مشابه با عملیات سازماندهی فعالیت ها بر اساس نمودار سازمانی است.
قاعده دوم: فعالیت ها را بر اساس اطلاعات حاصل از هر مرکز فعالیت سازماندهی شوند. استفاده از خصوصیات مورد نیاز برای هر مرکز فعالیت در این مرحله می تواند به سازماندهی فعالیتها کمک زیادی کند. علاوه براین استفاده از خصوصیات باعث گزارش دهی در مورد فعالیتها می گردد.
قاعده سوم: مراکز فعالیت باید بر اساس سلسله مراتب فعالیتها طراحی شوند. استفاده از مراکز فعالیت بصورت سلسله مراتبی باعث کاهش تعداد مراکز فعالیت و تاثیر عملی آنها بر یکدیگر می شود. این طبقه بندی به استفاده کنندگان کمک می کند، که روی سطوح مختلف اطلاعات احاطه داشته باشند.
تعریف و شناسایی فعالیت‌ها در هر کدام از مراکز فعالیت تعریف شده بستگی به هدف یا اهداف طراحی سیستم ABC دارد. اگر هدف از طراحی سیستم، تعیین اهداف استراتژیک سازمانی باشد، طراحی مدل و فعالیت‌ها باید درجهت تخصیص صحیح هزینه‌ها به هدف هزینه باشد. اما اگر هدف از طراحی مدل بهبود بخشیدن به فرآیندها باشد طراحی مدل باید در جهت فراهم‌آوردن اطلاعات در مورد فعالیت‌ها و هدف هزینه باشد.
برای شناسایی و طبقه بندی فعالیتها در مراکز فعالیت باید اصول زیر را در نظر گرفت:
قاعده اول : هماهنگ کردن جزئیات فعالیت ها با اهداف مدل
تعریف و شناسایی فعالیتها باید با توجه به هدف مدل انجام شود چون می توان فعالیتها را از سطح خیلی جزئی تا سطح کلی تعریف نمود و یا می توان فعالیتها را در سطح خیلی جزئی تعریف نمود و سپس با توجه به طبقه بندی آنها در فعالیتهای کلان (ماکرو)، جزئی بودن فعالیتها را تا حد مورد نیاز تقلیل داد. در یک نتیجه گیری کلی می توان گفت اگر هدف از شناسایی فعالیتها، بهبود بخشیدن به آنها باشد بهتر است فعالیتها را در سطح خیلی جزئی (میکرو) تعریف کرد، ولی اگر هدف محاسبه بهای تمام شده و تعیین اطلاعات برای تصمیم گیری های استراتژیک باشد، بهتر است که فعالیتها در سطح کلی (ماکرو) تعریف شوند.
قاعده دوم : طبقه بندی فعالیتها
اگر اهداف در نظر گرفته شده برای سیستم با یکدیگر تضاد داشته باشند. بهتر است که طبقه بندی فعالیتها بصورت فعالیتهای کلان (ماکرو) باشد. مثلا اگر هدف از تجزیه و تحلیل فعالیتها ایجاد بهبود و تعیین اهداف استراتژیک باشد، از آنجا که دستیابی به این دو هدف با توجه به سطح اطلاعات مورد نیاز برای هر کدام از اهدف باعث ایجاد تضاد خواهد شد، بهتر است فعالیتها را بر حسب فعالیتهای کلان (ماکرو) طبقه بندی کرد. چون این فعالیتها در بر گیرنده فعالیتهای جزئی مرتبط به هم نیز می باشد. برای تبدیل فعالیتهای جزئی (میکرو) به فعالیتهای کلان (ماکرو) اصول زیر باید در نظر گرفته شود:
۱-فعالیتها باید در یک سطح مشابه باشند.
۲- فعالیتها باید از محرک هزینه مشابه استفاده کنند.
۳- فعالیتها باید دارای هدف مشترک باشند.
قاعده سوم : ترکیب فعالیتها با یکدیگر تا حد امکان
فعالیتهایی که در جهت رسیدن به یک هدف باشند و از مبنای مشترک برای تسهیم هزینه ها استفاده می کنند، می توانند با همدیگر ترکیب شوند. چون با ترکیب فعالیتها علاوه براینکه می توان به هدف تعیین شده دست یافت، سطح جزئی بودن اطلاعات در سازمان نیز تا حد ممکن کاهش می یابد. ترکیب فعالیتها با یکدیگر مستلزم رعایت اصول زیر است :
۱- فعالیتهای که با یکدیگر ترکیب می شوند، باید دریک سطح مشابه باشند، مثلاً نمی توان فعالیتهای را که در سطح جزئی انجام می شوند را با فعالیتهایی که در سطح کلی انجام می شوند را با یکدیگر ترکیب کرد.
۲- ترکیب فعالیتها باید طوری انجام شود، که با استفاده از یک مبنای فعالیت، بتوان هزینه های سربار را به فعالیتهایی که در سطح خرد یا کلان (ماکرو) تقسیم بندی شده اند، تخصیص داد.
۳- فعالیتهایی که با هم ترکیب می شوند، باید دارای هدف مشترک باشند و همگی در جهت تکمیل و ارائه یک نوع خدمت به استفاده کنندگان خاص باشند. مثلاً انجام فعالیتهای مربوط به امور اقتصادی و بازرگانی فرودگاهها را نمی توان با فعالیتهای مربوط به تدارکات آنها ترکیب کرد.
آنالیز فعالیت در داخل مراکز فعالیت جهت مشخص کردن فعالیتهای مربوط به هر کدام از اهداف هزینه
در این مرحله با توجه به هدف هزینه تعیین شده فعالیتهای موجود در هر کدام از مراکز فعالیت مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرند. هدف از آنالیز فعالیت شناسایی فعالیتهایی است که برای انجام هر کدام از اهداف هزینه بکار گرفته می شوند، تعیین حجم فعالیتهای مورد نیاز برای انجام هدف هزینه و شناسایی خصوصیتهای فعالیتهای مورد نیاز برای انجام هدف هزینه می باشد. آنالیز فعالیت همچنین اطلاعات مفید و ارزشمندی را نیز در رابطه با بهبود عملکردها و فرآیندها در اختیار مدیریت قرار می دهد.
شناسایی منابع مورد نیاز برای انجام هر کدام از فعالیتها و خصوصیات هر کدام از منابع
در این مرحله با توجه به هدف هزینه های تعریف شده و یا خروجیهای سیستم، منابع مورد نیاز برای انجام هر کدام از فعالیتها مشخص می گردد. از جمله نوع منابع، حجم منابع بر حسب هر کدام از خروجیها، منابع مورد نیاز مستقیم و غیر مستقیم، ماهیت منابع (ثابت و متغیر) مورد نیاز بر حسب هر کدام از اهداف هزینه و درجه تغییر پذیری منابع با توجه به اهداف هزینه تعیین می گردد.
تعریف و شناسایی محرک منابع
منظور از محرک منابع عاملی است که ارتباط بین منابع مصرف شده و هدف هزینه را بر حسب هر کدام از منابع مشخص می کند. محرک منابع تعیین کننده رابطه علّی بین منابع مصرف شده و حجم و یا تعداد هدف هزینه می باشد و با استفاده از محرک منابع می توان حجم منابع استفاده شده را به هدف هزینه نسبت داد. به عنوان مثال میزان استفاده هر کدام از واحدهای عملیاتی و اداری از تاسیسات یک فرودگاه بر اساس مبنای متراژ فیزیکی آن می باشد که بر این اساس هر چه متراژ فیزیکی بیشتر باشد، میزان استفاده نیز بیشتر خواهد بود.
عملیات هزینه یابی در مراکز فعالیت
با توجه به منابع مورد نیاز برای انجام هر فعالیت در این مرحله باید هزینه منابع مورد نیاز برای انجام فعالیتها را شناسایی کرد. عملیات هزینه یابی با توجه به نوع اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری متفاوت می باشد و می توان عملیات جمع آوری هزینه ها را از سطح بسیار جزئی تا سطح کلی جمع آوری کرد که این موضوع بیشتر به هدف هزینه بستگی دارد. در صورتی که هدف هزینه در یک سازمان واحد باشد و کلیه منابع مورد نیاز برای انجام یک هدف تخصیص یابند نیازی به جزئیات هزینه نمی باشد. به عنوان مثال اگر در یک فرودگاه صرفا خدمات نشست و برخاست هواپیما انجام می شود. و هدف ما از طراحی سیستم جمع آوری اطلاعات برای محاسبه بهای تمام شده باشد دیگر نیازی به تفکیک و ریز هزینه ها نمی باشد اما اگر در یک فرودگاه کلیه خدمات فرودگاهی وجود دارد و هر خدمت شرایط و ویژگیهای خاص مربوط به خود را دارد، نیاز است تا ابتدا ویژگیها و شرایط خاص هر خدمت شناسایی شده و سپس با توجه به هر ویژگی، عملیات هزینه یابی انجام شود تا هزینه های خاص هر خدمت مشخص گردد. برای انجام عملیات هزینه یابی با توجه به طول دوره مورد نظر می توان به دفاتر مالی و حسابداری هر فرودگاه مراجعه نمود تا هزینه ها به تفکیک طبقه بندیهای انجام شده شناسایی گردد.
تعریف و شناسایی محرکهای هزینه بر حسب مراکز فعالیت
محرکهای هزینه دقیقا عملیات مشابه محرکهای منابع را انجام می دهند با این تفاوت که محرک هزینه عامل ارتباط دهنده بین هزینه های ایجاد شده در مراکز هزینه و هدف هزینه می باشد. به عنوان مثال اگر بخواهیم سهم برج مراقبت یک فرودگاه را از هزینه های مربوط به تاسیسات آن مشخص نماییم از مبنای متراژ فیزیکی استفاده کرده و بر این اساس هزینه های تاسیسات به واحد برج مراقبت تخصیص داده می شود.
محرک فعالیت نشان دهنده تقاضا برای فعالیت ها با توجه به هدف هزینه است و برای انتخاب محرک فعالیت باید اصول زیر در نظر گرفته شود.
قاعده اول : از محرکهای فعالیتهایی استفاده شود که با نوع فعالیت مطابقت داشته باشد. مبناهای هزینه که برای تسهیم هزینه ها استفاده می شوند باید بتواند ارتباط علی بین مصرف فعالیتها و هدف هزینه را تعیین کند. مثلا اگر در انتخاب محرک فعالیت برای تخصیص هزینه های تاسیسات فرودگاه به هر بخش از مبنای “تعداد کارمندان” استفاده گردد، این مبنا نمی تواند بطور صحیح نشان دهنده فعالیتهای مصرف شده در واحد تاسیسات باشد. بلکه برای تسهیم درست هزینه ها باید از مبنا “متراژ فیزیکی مربوط به هر بخش” استفاده کرد. چون هزینه های واحد تاسیسات بیشتر با متراژ فیزیکی هر بخش ارتباط دارد نه با تعداد کارمند.
قاعده دوم : محرکهای هزینه باید بطور واقعی با فعالیتهایی که مصرف میشود ارتباط داشته باشد. از آنجا که محرک هزینه در تخصیص هزینه ها نقش اصلی را ایفاء می کند، بنابراین محرک هزینه انتخاب شده باید هزینه منابعی که برای انجام فعالیتها مصرف می شود، را تعیین کند.
قاعده سوم : تعداد محرکهای هزینه باید بطور بهینه انتخاب شود. انتخاب محرک هزینه باید طوری باشد که بتوان با استفاده ازآن هزینه های سربار را با استفاده از آن و تا حد زیادی به هدف هزینه تخصیص داد. از طرف دیگر انتخاب زیاد مبناهای هزینه علاوه بر اینکه جمع آوری اطلاعات را با مشکل مواجه می کند، باعث عدم کارآیی مدل خواهد شد.
قاعده چهارم : محرکهای هزینه باید طوری انتخاب شود که باعث بهبود عملکرد فعالیتها گردد. از مبناهای فعالیت معمولا بعنوان معیارهای سنجش عملکرد استفاده می شود. بنابراین محرکهای هزینه ای که برای تسهیم هزینه ها استفاده می شود، باید باعث بهبود عملکرد فعالیتها شود.
قاعده پنجم : از محرکهای هزینه ای استفاده شود که معیار سنجش هزینه آنها درسیستم وجود داشته باشد. محرکهای هزینه فعالیتها بر حسب نوع آنها معمولا از معیارهای سنجش هزینه متفاوت استفاده می کنند. بنابراین باید محرکهایی انتخاب گردد که اطلاعات هزینه ای آنها درسازمان وجود داشته باشد.
عملیات تخصیص هزینه های غیر مستقیم به هدف هزینه
با توجه به اینکه هزینه های مربوط به هر هدف هزینه صرفا هزینه های مستقیم نمی باشد. بنابراین باید با در نظر گرفتن هدف هزینه، هزینه های غیر مستقیم و هزینه های مربوط به بخشهای جانبی را بر حسب محرک منابع به هدف هزینه اختصاص داد تا بر این اساس کل هزینه های مربوط به هر هدف هزینه مشخص گردد. به عنوان مثال در صورتی که هدف هزینه محاسبه بهای تمام شده خدمات ناوبری در یک فرودگاه باشد، می بایست علاوه بر هزینه های مستقیم مربوط به آن که عمدتا هزینه های ایجاد شده در سطح دسته خدمات می باشد، سهم هزینه ای هر پرواز از هزینه های جانبی نظیر استهلاک دستگاههای ناوبری و همچنین هزینه های تخصیصی از طرف بخشهای ستادی شرکت به فرودگاها و نهایتا پرواز محاسبه شده تا بر این اساس سهم هزینه ای (هزینه های مستقیم و غیر مستقیم)آن محاسبه شود. برای انجام عملیات تخصیص هزینه اصول زیر را باید در نظر گرفت:
قاعده اول: تخصیص هزینه فعالیتهای نگهداری (هزینه های سطح فرودگاه) به فعالیتهایی که از آنها منتفع می شوند. از آنجا که هزینه های نگهداری قابل تخصیص به یک خدمت خاص نمی باشند. بنابراین باید با استفاده از مبناهای منطقی و مناسب، این هزینه ها به فعالیتها تخصیص یابد.

برای دانلود متن کامل این پایان نامه به سایت  jemo.ir  مراجعه نمایید.